Lead aus E-Mail anlegen in freece: Anfragen in Sekunden erfassen
Eine neue Anfrage kommt per E-Mail rein – und mit einem Klick ist sie als Lead in freece erfasst. Dieses Tutorial zeigt den kompletten Ablauf: von der eingehenden E-Mail bis zum konvertierten Kunden.
Eine Anfrage, die nicht sofort erfasst wird, geht schnell unter. Sie bleibt als ungelesene E-Mail in der Inbox, wird auf später verschoben – und taucht drei Tage später wieder auf, wenn der Moment schon vorbei ist. Mit der Mailbox in freece.de erfasst du eingehende Anfragen mit einem Klick als Lead, ohne die App zu wechseln.
Dieses Tutorial zeigt den kompletten Ablauf: von der eingehenden E-Mail bis zum konvertierten Kunden.
Voraussetzung: Mailbox einrichten
Damit du E-Mails direkt in freece lesen und verarbeiten kannst, muss dein E-Mail-Konto einmalig eingerichtet werden. Navigiere dazu zu Einstellungen → SMTP-Einstellungen und hinterlege deine SMTP-Zugangsdaten zum Versenden sowie IMAP zum Empfangen.
💡 Tipp: IMAP ist optional – ohne IMAP funktioniert der Versand trotzdem. Aber Du benötigst IMAP um deinen kompletten Posteingang direkt in freece zu sehen und eingehende E-Mails verarbeiten zu können.
Schritt 1: E-Mail in der Mailbox öffnen
Navigiere in freece zu Mailbox. Die Ansicht zeigt links deine Ordner (Posteingang, Gesendet, eigene Ordner) und rechts die E-Mail-Liste. Klicke auf die eingegangene Anfrage, um sie zu öffnen.
Ungelesene Nachrichten sind farbig hervorgehoben. Über die Icons in der Liste kannst du E-Mails markieren oder direkt löschen, ohne sie öffnen zu müssen.
Schritt 2: Lead erstellen
Direkt unterhalb der E-Mail-Header-Informationen (Absender, Betreff, Datum) befindet sich eine Aktionsleiste mit drei Buttons. Klicke auf Lead erstellen ✨.
freece liest die E-Mail automatisch aus und befüllt folgende Felder des neuen Leads:
Prüfe die vorausgefüllten Daten, ergänze fehlende Informationen und speichere den Lead.
Schritt 3: Lead in der Lead-Liste verwalten
Der neue Lead taucht jetzt unter CRM → Leads auf. Die Liste zeigt Status, Kontakt, Firma, Quelle, Anfragedatum und letzte Aktivität. Über Statusfilter findest du schnell, was gerade bearbeitet werden muss.
Der Status gibt an, wo sich der Lead im Prozess befindet. Setze ihn manuell je nach Stand:
Schritt 4: Lead-Detailansicht nutzen
Klicke auf einen Lead, um die Detailansicht zu öffnen. Oben findest du die Aktionsbuttons, links eine Übersicht der Stammdaten. Die Ansicht ist in sieben Tabs gegliedert:
💡 Tipp: Im Tab Follow-ups kannst du dir eine Wiedervorlage setzen. So geht keine Anfrage unter, auch wenn der Interessent sich nicht sofort meldet.
Schritt 5: Angebot direkt aus dem Lead erstellen
Sobald die Anfrage qualifiziert ist, kannst du direkt aus der Lead-Detailansicht ein Angebot anlegen – über den Button Angebot erstellen. Alle Kundendaten werden automatisch übernommen, du musst nichts manuell übertragen.
Alternativ: Wenn du die E-Mail über den Reiter "E-Mails" öffnest, kannst du dort direkt über KI-Angebot erstellen ✨ eine automatische Generierunge eines KI-Angebots starten – freece generiert dann sofort einen Angebotsentwurf mit Leistungspositionen aus der Anfrage.
Schritt 6: Lead zum Kunden konvertieren
Wenn der Auftrag kommt, öffne den Lead und klicke auf Konvertieren. freece legt automatisch einen neuen Kundendatensatz mit den Lead-Daten an. Im selben Schritt kannst du optional direkt einen Job für den Kunden erstellen.
Nach der Konvertierung wechselt der Status auf Konvertiert und der Lead bleibt in der Liste erhalten – verknüpft mit dem Kundendatensatz. So hast du den kompletten Weg von der ersten Anfrage bis zum Auftrag dokumentiert.
💡 Tipp: Leads haben weniger Felder als vollständige Kundendatensätze. Prüfe nach der Konvertierung, ob alle Pflichtfelder im Kundenprofil vollständig ausgefüllt sind.
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