Weniger Kleinkram, mehr echte Arbeit: was freece für Freelancer erledigt

Es ist 9:14 Uhr. Du hast gerade deinen ersten Kaffee gemacht, willst eigentlich anfangen – aber erstmal liegt da eine Anfrage in der Inbox. Dann eine Rechnung, die du noch nicht abgeschickt hast. Dann der Gedanke: Hatte Kunde X eigentlich schon gezahlt? Und plötzlich bist du nicht am Arbeiten. Du verwaltest.

Das ist der Alltag der meisten Freelancer. Nicht weil sie schlecht organisiert sind. Sondern weil niemand ihnen eine Software gebaut hat, die ihnen diese Arbeit wirklich abnimmt. Bis jetzt.

Die kleinen Dinge, die dich täglich Stunden kosten

Es sind selten die großen Aufgaben, die zermürben. Es ist der Kleinkram. Die E-Mail, die du dreimal liest, bevor du weißt, was du damit machst. Der Beleg, den du irgendwo abspeichern musst. Die Rechnung, an die du erst um 23 Uhr denkst. Das Passwort, das du dem Kunden sicher schicken willst – aber nicht per Mail.

freece.de steckt voller kleiner Features, die auf den ersten Blick nicht sofort auffallen – aber die dich täglich ein bisschen freier machen. Hier sind die wichtigsten davon.

Eine E-Mail kommt rein – und in Sekunden passiert alles

Neue Anfrage im Postfach. Früher: kurz lesen, irgendwo aufschreiben, sich vornehmen es später anzugehen und drei Tage später den Zettel wiederfinden. Oder die Mail nochmal suchen. Oder schlimmer: sie geht unter. Heute: ein Klick. freece liest die E-Mail, erkennt Kontaktdaten, Projektinformationen und Kontext – und legt die Anfrage direkt als Lead an. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen.

Und wenn die Anfrage konkret genug ist? Dann startest du direkt den Angebotsgenerator. freece schlägt dir passende Leistungspositionen vor und befüllt Kundendaten, Einleitungstext und Schlusstext automatisch. Du kannst das Ergebnis per Freitext nachbessern – z.B. „Gesamtsumme auf 1.200 € senken" oder „Position für Projektmanagement hinzufügen". Was früher eine Stunde war, dauert jetzt Minuten.

Freigabe per Mail – Status ohne Umweg setzen

Ein Kunde schreibt: „Sieht gut aus, bitte so umsetzen." Früher: Mail lesen, freece öffnen, Projekt suchen, Status ändern. Heute: In der Mailbox erkennt freece automatisch, welche laufenden Projekte zur E-Mail passen – und zeigt sie direkt daneben an. Du änderst den Status auf „Freigabe" ohne die Mailbox zu verlassen.

Dasselbe funktioniert für Korrekturrunden, erledigte Jobs oder neue Aufgaben. Die Verbindung zwischen Postfach und Projektliste ist einer der unsichtbarsten – und wertvollsten – Teile von freece.

Alle Rechnungen auf einmal – egal wie viele Kunden

Es ist Monatsende. Du hast zehn offene Jobs, fünf verschiedene Kunden, unterschiedliche Stundensätze. Früher hieß das: für jeden Kunden eine neue Rechnung aufmachen, die richtigen Jobs raussuchen, Zeiten manuell übertragen, Beträge nachrechnen. Ein Abend weg – und trotzdem das nagende Gefühl, ob wirklich alles drauf ist.

Mit freece wählst du alle abzurechnenden Jobs auf einmal aus – quer durch alle Kunden – und erzeugst die Rechnungen in einem Durchgang. Jeder Kunde bekommt seine eigene Rechnung, alle Positionen stimmen.

Beim Abrechnen kannst du außerdem steuern, wie deine Zeiten gruppiert werden: als eine Gesamtposition, nach Aufgaben oder nach Projekten. Mit dem Toggle „Einzelzeiten in Beschreibung aufnehmen" erscheint jede Zeitbuchung mit Datum als eigene Zeile – praktisch für Kunden, die transparente Abrechnungen schätzen.

💡 Tipp: Hinterlege den Stundensatz direkt beim Kunden oder an der jeweiligen Aufgabe – beim Abrechnen wird er automatisch als Einzelpreis in die Position übernommen. Kein manuelles Nachrechnen mehr.

Zahlungen abhaken – ohne jede Rechnung einzeln zu öffnen

Nach dem Kontoabgleich am Monatsende warten fünf offene Rechnungen auf Bestätigung. Früher: jede einzeln öffnen, Zahlung eintragen, speichern. Heute: Im Dashboard-Widget „Offene Posten" hat jede Rechnung direkt einen €-Button. Ein Klick öffnet den Zahlung-erfassen-Dialog, der Betrag ist bereits vorausgefüllt. So arbeitest du die Liste in Windeseile durch.

Zeiten starten ohne Dropdown-Gefummel

Du arbeitest den ganzen Tag an denselben zwei Projekten. Jedes Mal den Timer über Dropdowns zu starten kostet Zeit – und Nerven. In der Kopfzeile von freece findest du eine Schnellstartleiste mit deinen fünf zuletzt gestarteten Zeiterfassungen. Ein Klick, Timer läuft. Fertig.

💡 Tipp: Zeiten lassen sich getrennt runden – einmal für die Erfassung, einmal für die Rechnung. Zum Beispiel: Erfassung auf 1 Minute genau, Rechnung auf 15 Minuten aufgerundet. Einstellbar unter Einstellungen → Buchhaltung.

Belege, die sich fast von selbst erfassen

Du bekommst eine Eingangsrechnung. Früher: herunterladen, öffnen, abtippen, einsortieren. Heute: einfach weiterleiten. freece liest den Beleg automatisch aus – Betrag, Datum, Anbieter – und trägt ihn in die Datenbank ein. Du schaust einmal drüber und bestätigst.

Texte, die du nicht jedes Mal neu schreiben musst

Jedes Angebot beginnt mit „Vielen Dank für Ihre Anfrage …" und endet mit „Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit." Du tippst das jedes Mal neu. Mit Textvorlagen in freece legst du Einleitungs- und Schlusstexte einmal an – für Angebote, Rechnungen, E-Mails – und sie werden automatisch vorausgefüllt. Mit Platzhaltern wie dem Kundennamen oder dem Dokumentdatum wird jeder Text trotzdem persönlich.

Und wenn ein Text mal nicht ganz passt: Das ✦-Icon im Editor öffnet ein KI-Menü mit neun Aktionen – "professioneller formulieren", "kürzer fassen", "Sprache vereinfachen", "übersetzen". Direkt im Dokument, ohne Copy-Paste in ein externes Tool.

Passwörter sicher teilen – ohne E-Mail, ohne Risiko

Manchmal muss man einem Kunden Zugangsdaten schicken. Ein Passwort, einen API-Key, einen Login. Per E-Mail fühlt sich das falsch an – und ist es auch. Mit dem Secrets-Feature schickst du einen einmaligen Link. Der Empfänger liest das Secret einmal. Danach ist es unwiderruflich gelöscht. Sicher, einfach, professionell.

Kunden wissen, wann du buchbar bist – ohne Rückfragen

Mit dem Verfügbarkeitskalender bindest du einen Kalender direkt auf deiner Website ein. Kunden sehen auf einen Blick, wann du verfügbar bist – basierend auf deinen tatsächlichen Buchungen und hinterlegten Abwesenheiten. Keine E-Mails hin und her. Keine doppelten Buchungen.

Was das alles zusammen bedeutet

Jede dieser Funktionen allein klingt vielleicht nicht weltbewegend. Aber zusammen beschreiben sie etwas Größeres: einen Arbeitstag, in dem du dich auf die Arbeit konzentrieren kannst, für die Kunden dich bezahlen – nicht auf den Kleinkram drumherum.

freece.de ist nicht das Tool, das laut von sich redet. Es ist das Tool, das still im Hintergrund arbeitet, während du es tust.

14 Tage selbst erleben

Du kannst freece.de 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsinformationen, ohne Risiko. Am eindrucksvollsten ist es, wenn du einfach anfängst: eine E-Mail reinschicken, einen Lead anlegen, einen Beleg weiterleiten. Und dann merkst, dass das alles schon erledigt ist.

→ Jetzt kostenlos starten – freece.de