• E-Mail öffnen

  Öffne dein E-Mail-Postfach und suche nach einer Nachricht von freece.de. Betreff: Bitte bestätige Deine E-Mail Adresse. Siehst du sie nicht? Wirf einen Blick in deinen Spam-Ordner.

• Bestätigungs-Link anklicken

  Klicke in der E-Mail auf den Button „E-Mail-Adresse bestätigen". Du wirst automatisch zu freece.de weitergeleitet.

• Weiterleitung zum Profil

  Nach erfolgreicher Verifizierung wirst du automatisch zu deinem Profil weitergeleitet – dort geht es direkt weiter mit dem nächsten Pflichtschritt.

Wo finde ich das Profil?

• Profil öffnen

  Oben rechts auf deinen Namen klicken → Profil auswählen. Du wirst nach der E-Mail-Verifizierung auch automatisch dorthin weitergeleitet.

• Persönliche Daten ausfüllen

  Trage deinen vollständigen Namen, deine Kontaktdaten und weitere angefragte Informationen ein.

• Profil speichern

  Klicke auf „Speichern", um dein Profil zu speichern.

• AVV unterzeichnen

  Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist gesetzlich vorgeschrieben (DSGVO Art. 28). Ohne unterzeichneten AVV darfst du freece.de nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten deiner Kunden nutzen. Im unteren Bereich des Profils findest du den AVV. Lies den Vertrag durch und bestätige ihn mit einem Klick.

• Einstellungen öffnen

  Klicke unten links in der Navigation auf Einstellungen.

• Bankverbindung eingeben *

  Trage Bank, IBAN und BIC ein – Pflichtfelder. Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung als Zahlungsinformation für deine Kunden.

• Steuerangaben ausfüllen *

  Trage deine Steuernummer sowie Bundesland Finanzamt und Finanzamt ein – alle drei sind Pflichtfelder. Die USt-IdNr. ist optional und nur bei Umsatzsteuerpflicht nötig.

• Kleinunternehmer-Regelung prüfen

  Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG? Dann aktiviere die entsprechende Checkbox. freece.de weist dann auf Rechnungen automatisch keinen Mehrwertsteuerbetrag aus.

• Stundensatz & Tagessatz hinterlegen

  Trage deinen Standard-Stundensatz und Standard-Tagessatz ein. Diese werden automatisch bei neuen Projekten und Zeiteinträgen vorausgefüllt.

• Abrechnungseinstellungen festlegen

  Wähle deine Umsatzsteuer-Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Besteuerung), den Intervall der USt-Voranmeldung (monatlich / quartalsweise), den Standard-Steuersatz (z. B. 19 %), das Standard-Preisformat (brutto/netto) und das Standard-Zahlungsziel in Tagen.

• Zeiterfassung runden

  Lege fest, wie erfasste Zeiten gerundet werden – z. B. auf 1 Minute (für die Erfassung) und auf 15 Minuten (für Rechnungen). Du kannst zwischen auf- und abrunden wählen.

• Arbeitszeiten definieren (optional)

  Im Wochenraster kannst du deine regulären Arbeitszeiten eintragen. Diese dienen als Basis für den Verfügbarkeitskalender und Abwesenheitsplanungen.

• AGB hinterlegen (optional)

  Im Textfeld „Allgemeine Geschäftsbedingungen" kannst du deine AGB eingeben. Optional lassen sie sich in Buchungsbestätigungen integrieren.

• Speichern

  Klicke auf „Speichern" am Ende des Abschnitts. Alle Einstellungen sind sofort für neue Rechnungen, Angebote und Projekte aktiv.

• Menüpunkt „Kunden/Lieferanten“ öffnen

  Klicke in der linken Navigation auf CRM und dann auf Kunden/Lieferanten.

• Neuen Kunden erstellen

  Klicke auf Neue Firma anlegen oben rechts.

• Stammdaten eingeben

  Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail und Telefonnummer – all das wird später automatisch in Rechnungen übernommen.

• Rechnungsdetails festlegen

  Optional: Zahlungsziel (z. B. 14 Tage) und USt-IdNr. des Kunden.

• Preise hinterlegen

  Trage hier einen abweichenden Stundensatz und/oder Tagessatz ein. Dieser wird automatisch in Rechnungen übernommen. Lege fest, ob die Stunden abweichend gerundet werden sollen.

• Standard-Dokumentformat für E-Mails festlegen

  Wähle das Standard-Dokumentformat für E-Mails aus. Dieses Format wird automatisch in E-Mails übernommen.

• Speichern

  Der Kunde ist jetzt in deiner Kundenliste verfügbar und kann Projekten und Rechnungen zugewiesen werden.

• Firma auswählen *

  Wähle im Dropdown-Feld „Firma" den Kunden aus, dem dieses Projekt zugeordnet wird – Pflichtfeld. Nur bereits angelegte Kunden erscheinen hier. Optional kannst Du hier einen neuen Kunden anlegen. Nach der Auswahl des Kunden kannst du einen Ansprechpartner und eine hinterlegte Adresse auswählen.

• Titel vergeben *

  Gib dem Projekt einen aussagekräftigen Titel, z. B. „Website-Redesign" oder „Social Media Betreuung Q2". Dieser Name erscheint in der Projektliste und auf Rechnungen.

• Projektnummer & Kundenreferenz

  Die Projektnummer wird automatisch vergeben (z. B. {K}-26-0068) und kann bei Bedarf manuell angepasst werden. {K} steht für die Abkürzung des Kunden, die du bei der Anlage des Kunden hinterlegt hast. Die Kundenreferenz ist optional – z. B. für die interne Bestellnummer deines Kunden.

• Priorität festlegen

  Wähle eine Priorität (Normal, Hoch, Niedrig) – hilfreich, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwaltest und wichtige Aufträge hervorheben möchtest.

• Zeitraum definieren (optional)

  Setze Projektstart und Projektende sowie optional eine genaue Uhrzeit für das Projektende. Diese Daten erscheinen im Kalender und helfen dir, Deadlines im Blick zu behalten.

• Projektbeschreibung hinterlegen (optional)

  Im Textfeld kannst du eine interne Beschreibung des Projekts eingeben – z. B. den Projektumfang, Briefing-Details oder Absprachen mit dem Kunden.

• Briefingfelder hinzufügen (optional)

  Über „Briefingfelder" kannst du strukturierte Zusatzinformationen zum Projekt erfassen – z. B. Zielgruppe, Tonalität oder technische Anforderungen. Wähle ein vorhandenes Feld aus oder lege über Briefingfelder anlegen neue an.

• Speichern

  Klicke auf „Speichern" um das Projekt anzulegen, oder auf „Speichern und Anzeigen", um direkt zur Projektdetailansicht zu wechseln und z. B. Aufgaben hinzuzufügen.

• Neue Aufgabe erstellen

  Klicke innerhalb des Projekts auf Neue Aufgabe anlegen. Es öffnet sich ein Formular zur Erfassung der Aufgabendetails.

• Titel der Aufgabe vergeben

  Gib einen klaren, beschreibenden Namen ein – z. B. „Konzeption", „Design", „Entwicklung Frontend" oder „Kundengespräch". Dieser Titel erscheint später beim Zeiterfassen zur Auswahl.

• Weitere Details hinterlegen (optional)

  Du kannst der Aufgabe eine Beschreibung, eine Deadline, ein Zeitbudget, eine Priorität und einen abweichenden Stundensatz gegeben. Das hilft dir bei der Planung und gibt dem Kunden bei Bedarf mehr Transparenz.

• Mehrere Aufgaben anlegen

  Lege für jeden Teilbereich des Projekts eine eigene Aufgabe an. Je granularer du hier vorgehst, desto detaillierter werden später deine Rechnungspositionen.

• Aufgabe speichern

  Klicke auf „Speichern". Die Aufgabe erscheint jetzt in der Projektübersicht und steht bei der Zeiterfassung zur Auswahl bereit.

• Timer starten in der Schnellzugriffsleiste

  Klicke auf das 00:00:00 Timer-Dropdown in der Kopfzeile, um das Menü zu öffnen. Im Menü wählst du den Kunden, das Projekt und die Aufgabe, für die du Zeit erfassen möchtest. Die letzen 5 bearbeiteten Aufgaben werden vorgeschlagen und können mit einem Klick auf das ▶ Timer-Symbol ausgewählt werden.

• Timer starten über die Aufgabenliste

  Öffne dein Projekt, scrolle zu den Aufgaben und klicke auf das ▶ Timer-Symbol der Aufgabe, um die Zeitmessung zu starten. Der Timer läuft im Hintergrund, auch wenn du andere Bereiche der App nutzt.

• Zeiteintrag manuell hinzufügen

  Alternativ kannst du Zeiten manuell eingeben: Klicke im Projekt unter „Projektzeiten“ auf Neue Zeit erfassen, wähle die Aufgabe, das Datum, Start- und Endzeit. Du kannst angeben ob die Zeit abgerechnet werden soll oder nicht und ob sie abweichend gerundet werden soll. Bereits abgerechnete Zeiten kannst Du hier markieren.

• Zeiten auswerten

  Im oberen Bereich des Projekts unter Nicht abgerechnet siehst du alle Zeiten, die noch nicht abgerechnet wurden.

• Zu „Rechnungen" navigieren

  Klicke in der Navigation auf Finanzen und dann auf Dokumente.

• Neue Rechnung erstellen

  Klicke auf Neues Dokument anlegen und wähle Rechnung. Unter Zeiten abrechnen kannst du auswählen, welche Projekt- und Buchungszeiten abgerechnet werden sollen.

• Kunden und Positionen prüfen

  Wählen einen Kunden aus, der die Rechnung erhält. Fülle die Positionen mit den erfassten Zeiten aus der Aufgabe und passe die Mengen und Preise bei Bedarf an.

• Neue Rechnung aus Projekt erstellen

  Klicke im Projekt rechts oben auf Job Abrechnen – dann werden deine erfassten Zeiten automatisch zu einer Rechnung zusammengefasst. Voraussetzung ist, dass es bereits erfasste Zeiten gibt. Kundendaten werden automatisch befüllt. Prüfe die Positionen, Mengen und Preise und passe sie bei Bedarf an.

• Zahlungsziel & Skonto

  Lege das Fälligkeitsdatum fest und wähle optional einen Skonto-Prozentsatz.

• Kopf- und Fußtext

  Füge optional einen Kopf- und Fußtext hinzu.

• Dokuementennummerierung

  freece.de vergibt Rechnungsnummern automatisch in der von dir gewählten Form unter Einstellungen Nummernkreise. Die Rechnungsnummer wird erst vergeben wenn das Dokument durch Klick auf Fertigstellen gespeichert wird. Du musst dich nie mehr um die Nummerierung kümmern.

• E-Rechnungs-Validierung

  freece.de validiert die E-Rechnung gegen die ZUGFeRD- und XRechnung-Standard. Du kannst die Validierung manuell ausführen, um sicherzustellen, dass die Rechnung rechtskonform ist.

• Vorschau & Versand

  Klicke auf PDF Vorschau, um die fertige Rechnung als PDF zu sehen. Danach kannst du sie direkt per E-Mail versenden oder als E-Rechnung oder XRechnung herunterladen.

• Dashboard als Startseite nutzen

  Öffne freece.de morgens als erste App – das Dashboard ersetzt dein tägliches Status-Update in Excel oder Notion.

• Zahlungseingänge markieren

  Sobald ein Kunde bezahlt hat, kannst Du die Zahlung im Dashboard unter Offene Posten erfassen. Das aktualisiert sofort deine Finanzübersicht.

• Leads & Mailbox erkunden

  Nutze die Mailbox-Funktion, um eingehende Anfragen automatisch in Leads oder Projekte umzuwandeln.